Voor schoonmaakdiensten aan kantoren geldt in Nederland het hoge btw-tarief van 21%. Dit tarief is van toepassing op vrijwel alle professionele schoonmaakwerkzaamheden, ongeacht of het gaat om dagelijkse kantoorschoonmaak, raamreiniging of vloeronderhoud. In dit artikel beantwoorden we de meestgestelde vragen over btw en schoonmaak, zodat je als ondernemer precies weet waar je aan toe bent.
Geldt het hoge of lage btw-tarief voor schoonmaakdiensten?
Voor schoonmaakdiensten geldt het hoge btw-tarief van 21%. Dit is van toepassing op alle gangbare schoonmaakwerkzaamheden, zoals kantoorschoonmaak, industriële reiniging, gevelreiniging en vloeronderhoud. Het lage btw-tarief van 9% is in Nederland voorbehouden aan specifieke categorieën zoals voedingsmiddelen, geneesmiddelen en bepaalde arbeidsintensieve diensten. Schoonmaak valt daar niet onder.
Het maakt hierbij geen verschil of de schoonmaak wordt uitgevoerd door een groot facilitair bedrijf of een zelfstandige schoonmaker. Zolang de dienst als schoonmaakdienst wordt geclassificeerd en de dienstverlener btw-plichtig is, bedraagt het tarief 21%. Dit geldt ook voor aanverwante diensten zoals het bijvullen van sanitaire voorzieningen of het afvoeren van afval als onderdeel van een schoonmaakcontract.
Wanneer geldt er een uitzondering op het btw-tarief voor schoonmaak?
Uitzonderingen op het standaard btw-tarief voor schoonmaak zijn zeldzaam, maar ze bestaan. De belangrijkste uitzondering betreft de btw-vrijstelling voor kleine ondernemers die gebruikmaken van de kleineondernemersregeling (KOR). Ondernemers die onder de KOR vallen en minder dan 20.000 euro omzet per jaar draaien, hoeven geen btw in rekening te brengen en vermelden dit op de factuur.
Daarnaast geldt de verleggingsregeling in bepaalde situaties. Hierbij wordt de btw-plicht verlegd van de dienstverlener naar de afnemer. Dit speelt met name een rol wanneer een schoonmaakbedrijf als onderaannemer werkt voor een ander schoonmaakbedrijf. In dat geval hoeft de onderaannemer geen btw in rekening te brengen; de opdrachtgever draagt zelf de btw af aan de Belastingdienst.
Voor schoonmaakdiensten aan woningen geldt eveneens geen verlaagd tarief meer. Tot 2019 was er een tijdelijke regeling waarbij huishoudelijke diensten onder het lage tarief vielen, maar die regeling is inmiddels afgeschaft. Sindsdien geldt ook voor schoonmaak aan particuliere woningen het tarief van 21%.
Hoe staat het btw-tarief vermeld op een schoonmaakfactuur?
Op een correcte schoonmaakfactuur staat het btw-tarief van 21% expliciet vermeld, samen met het btw-bedrag en het totaalbedrag inclusief btw. Een geldige factuur van een schoonmaakbedrijf voor een kantoor moet voldoen aan de wettelijke factuurvereisten van de Belastingdienst om als bewijs te dienen voor een eventuele btw-teruggave.
Een correcte schoonmaakfactuur bevat minimaal de volgende gegevens:
- Naam en adres van de dienstverlener en de afnemer
- Het btw-identificatienummer van de dienstverlener
- Een uniek factuurnummer en de factuurdatum
- Een duidelijke omschrijving van de geleverde schoonmaakdiensten
- Het bedrag exclusief btw
- Het toegepaste btw-tarief (21%) en het bijbehorende btw-bedrag
- Het totaalbedrag inclusief btw
Als de verleggingsregeling van toepassing is, staat er op de factuur geen btw vermeld. In plaats daarvan staat de vermelding “btw verlegd” op de factuur. Als afnemer ben je dan zelf verantwoordelijk voor het aangeven en afdragen van de btw.
Mag je de btw op kantoorschoonmaak terugvragen?
Ja, als btw-plichtige ondernemer mag je de btw op kantoorschoonmaak volledig terugvragen als voorbelasting, mits de schoonmaakdiensten worden gebruikt voor btw-belaste activiteiten. Dit is voor de meeste bedrijven het geval. Je vermeldt de betaalde btw als voorbelasting in je btw-aangifte, waarna je dit bedrag verrekent met de door jou af te dragen btw.
Er zijn situaties waarbij de aftrek beperkt of uitgesloten is. Dit geldt bijvoorbeeld voor organisaties die vrijgestelde prestaties leveren, zoals bepaalde zorginstellingen, onderwijsinstellingen of financiële dienstverleners. Zij kunnen de btw op schoonmaakkosten doorgaans niet of slechts gedeeltelijk terugvragen. Bij gemengd gebruik, waarbij een organisatie zowel btw-belaste als btw-vrijgestelde activiteiten uitvoert, geldt een pro-rataberekening voor de aftrekbaarheid.
Het is verstandig om facturen van het schoonmaakbedrijf voor een kantoor zorgvuldig te bewaren als onderdeel van je administratie. De Belastingdienst kan bij een controle vragen om bewijs van de gemaakte kosten en de bijbehorende btw.
Wat zijn de btw-regels bij een schoonmaakcontract met een facilitair bedrijf?
Bij een schoonmaakcontract met een facilitair bedrijf gelden dezelfde btw-regels als bij losse opdrachten: het tarief bedraagt 21% over de totale contractwaarde. Wanneer een facilitair bedrijf meerdere diensten levert onder één contract, zoals schoonmaak, technisch beheer en receptiediensten, wordt doorgaans per dienst het van toepassing zijnde btw-tarief gehanteerd of wordt het dominante tarief toegepast op het geheel.
Bij geïntegreerde facilitaire contracten is het belangrijk dat de factuurspecificatie duidelijk is. Als schoonmaak de hoofddienst is en aanvullende diensten ondergeschikt zijn, mag het schoonmaaktarief van 21% op de gehele factuur worden toegepast. Zijn de diensten gelijkwaardig, dan is een uitsplitsing per dienst de meest transparante en fiscaal correcte aanpak.
Verder geldt bij facilitaire contracten met onderaannemers de eerder genoemde verleggingsregeling. Als het facilitaire bedrijf schoonmaakwerkzaamheden uitbesteedt aan een gespecialiseerde onderaannemer, wordt de btw verlegd naar het facilitaire bedrijf als opdrachtgever. Dit heeft geen gevolgen voor de btw die jij als eindklant betaalt, maar het is wel relevant voor de administratieve verwerking binnen de keten.
Hoe Atalian helpt met schoonmaak voor jouw kantoor
Als je op zoek bent naar een betrouwbare partner voor de schoonmaak van jouw kantoor, biedt Atalian een totaaloplossing die aansluit op jouw specifieke situatie. Met meer dan 2.000 professionals actief in Nederland levert Atalian dagelijkse schoonmaakdiensten die voldoen aan de hoogste kwaliteitsnormen.
- Professionele dagelijkse schoonmaak voor kantoren, zorginstellingen, scholen en industriële omgevingen
- Getraind en vakkundig schoonmaakpersoneel dat op locatie wordt ingezet
- Sensorgestuurde technologie om de schoonmaakfrequentie te optimaliseren op basis van werkelijk gebruik
- Voorraadbeheer en tijdige aanvulling van sanitaire benodigdheden
- Transparante contracten met heldere factuurspecificaties, inclusief correcte btw-vermelding
- Maatwerk facilitaire oplossingen als totaalpartner voor alle facility management behoeften
Wil je weten wat Atalian voor jouw kantooromgeving kan betekenen? Neem contact op en bespreek de mogelijkheden voor een schoonmaakcontract op maat.
Gerelateerde artikelen
- Hoe maken mensen de ramen van hoge gebouwen schoon?
- Hoe hoog mag een glazenwasser ramen wassen?
- Hoe maak je het glas van een hoog gebouw schoon?
- Hoe kan ik mijn gevel goedkoop reinigen?
- Hoe kan ik een zwaar vervuilde gevel reinigen?
- Hoeveel kost gevelreiniging per m2?
- Wat vraagt een schoonmaakbedrijf gemiddeld per uur?
- Wat zijn de kosten voor calamiteitenschoonmaak?
- Wat kost professionele schoonmaak voor een kantoor per maand?
